De manier van communiceren met de klanten is van groot belang voor hun betaalgedrag. Ga hier dus professioneel me om . Hoe eerder je het geld ontvangt, hoe beter uw cashflow is. neem daarom altijd onderstaande tips in acht voor een effectief debiteurenbeheer
Vooraf
- Voorkomen is beter als genezen
Niemand doet graag zaken met klanten die bekend staan om wanbetaling. Zorg er dus voor dat je tijdig op de hoogte bent van de financiële status van de (potentiële) klant. Want zoals u wellicht weet Voorkomen is beter dan genezen. Hoe weet u of uw klant krediet waardig is of genoeg financiële middelen heeft u kunt hiervoor bij de KvK een uittreksel opvragen van uw klant of gebruik maken van een kredietbureau.
- Eerlijkheid en transparantie is de key
Vertrouwen is en blijft enorm belangrijk in het zakenleven. Als het vertrouwen er is, heb je een grote kans dat de opdracht aan jou zal worden gegund. Wees tijdens het onderhandelen zo transparant en eerlijk mogelijk. Dit versterkt de band. Als jij bijvoorbeeld beginnend ondernemer bent of snel groeit, is een goede cashflow enorm belangrijk. vertel dit ook. Dit zal vaak resulteren dat klanten je beter begrijpen en hier graag aan me werken
- Hanteer correcte betalingstermijnen
De meest gangbare betalingstermijn is dertig dagen. Deze termijn wordt zakelijk ook het meeste gebruikt. Als je alleen particuliere klanten hebt die op rekening betalen is het heel verstandig de termijn te verkorten naar 7 of maximaal 14 dagen. Bespreek dit ook duidelijk met je klanten . zodat ze weten waarom je dit doet - De voorwaarden
Elke onderneming heeft voorwaarden welke zij hanteren. Denk hierbij aan algemene- en leveringsvoorwaarden. Zorg dat deze duidelijk zijn en kloppen met de huidige wetten en regels. Bespreek de inhoud hiervan ook duidelijk naar je (potentiële) klanten toe, zowel mondeling als schriftelijk. Hiermee voorkom je onduidelijkheden en/of miscommunicaties. als u nog geen algemene voorwaarden heeft, adviseren wij u ten zeerste om deze zo snel mogelijk op te laten stellen.
- Communiceer positief
Door positief in contact te staan met uw klanten hebben, of krijgen, ze een goed gevoel bij u. Zo werkt u bij aan een vertrouwde band met uw klant of met zijn crediteurenafdelingen. Stuur ze een presentje of een kaart met kerst of bedank ze voor snelle betalingen. Het zijn vaak de kleine dingen die een groot verschil maken.
Facturatie - Controleer de factuur
Het lijkt vanzelfsprekend, maar het gaat nog te vaak fout. Als u een factuur verzend controleer deze dan nog een laatste keer staan alle gegevens er juist in bent u niks vergeten wat voor u klant of uw eigen administratie van belang is. klopt het niet of Mist u iets? Zorg dan eerst dat dit in orde is voor u het factuur daadwerkelijk verzend. Denk onder andere aan de Juiste datum, juiste adres, duidelijke omschrijving, belangrijke (kenmerk)nummers, etc. hiermee voorkom je onduidelijkheden
- Wanneer moet het factuur zijn voldaan
Op de factuur dien je altijd te vermelden wanneer de factuur betaald dient te zijn. Benoem de daadwerkelijke of uiterlijke datum waarop de klant de factuur dient te voldoen bijvoorbeeld: “De betaling dient voor 03 februari 2022 bij ons te zijn ontvangen.” Hiermee schep je duidelijkheid en is er geen ruimte voor miscommunicatie of verkeerde interpretatie. - Wacht niet te lang
Hoe langer jij wacht, hoe langer het duurt voor jij je geld ontvangt. Wanneer je direct na levering van je dienst en/of product een factuur verzend, staat het nog vers in het geheugen van de klant en is de kans ook groter dat ze direct over zullen gaan tot betaling van de factuur.
- Digitale facturatie
Meer dan de helft van de Nederlandse bedrijven factureren tegenwoordig al digitaal. Als u dit nog niet doet is dit ten zeerste aan te raden. Het werkt namelijk veel sneller, makkelijker en goedkoper . digitale facturen moeten aan exact dezelfde juridische eisen voldoen als papieren facturen die per post worden verzonden. Alleen verzend u deze sneller en ontvangt uw klant deze ook sneller In het begin zal het erg wennen zijn, maar uiteindelijk zal het voor zowel u, als uw klant beter en gemakkelijker zijn.
- Factureringsmogelijkheden
Vooruitbetaling
als u een grote order krijgt of diensten moet leveren waarbij u zelf ook inkopen moet doen of dingen moet voorfinancieren, is het heel gebruikelijk een aanbetaling te vragen bespreek dit wel van te voren duidelijk met uw klant zo is zij hiervan op de hoogte en komt dit niet onverwachts. Betaling bij levering wordt tegenwoordig ook vaak toegepast door bijvoorbeeld een chauffeur, deze neemt een pinapparaat mee naar de deur en vraagt om de betaling alvorens hij het betreffende pakket aflevert.
Tussentijds factureren
Wanneer er grote klussen aan zitten te komen moet je niet wachten met het sturen van de factuur tot de klus aan zal vangen. Als u samen tot een overeenstemming bent gekomen kunt u alvast de eerste factuur zenden voor de aanbetaling zo kunt u de eventuele benodigde aankopen doen zonder alles zelf te moeten financieren. Verdeel ook het totaalbedrag in termijnen. De eerste termijn(en) voorafgaand aan de klus, een aantal tijdens de klus en de laatste factuur na oplevering. De klant ziet kleinere bedragen in plaats van in één keer een groot bedrag wat vaak een prettig gevoel geeft. Daarnaast is het voor jou ook erg handig. Zo hoef je niet alles voor te financieren en heb je meer grip op de betalingen.
Automatische incasso
Lever u een product en/of diensten waarbij u een vast bedrag per maand of per termijn rekent is het verstandig om te kijken naar de mogelijkheden van automatische incasso overleg dit met uw klant en kijk wat de mogelijkheden zijn. Zoals de verzekering en belastingdienst ook uw geld automatisch afschrijft kunt u dit ook regelen bij uw klanten. Zo weet u precies wanneer uw geld ontvangt en uw klant weet precies wanneer het er uit gaat
- duidelijk mailadres
Wanneer u uw factuur digitaal verstuurt doet u er goed aan om een direct mailadres te hebben. Dit kan een mailadres zijn van de crediteurenafdeling of van uw vaste contactpersoon, maar laat dit geen info@… zijn. Bij grote bedrijven bestaat er dan de kans dat deze zoekraakt of wordt vergeten door de vele correspondentie die binnenkomt op dat mailadres.
Als betaling uitblijft
- contacteer de klant
Als de betalingstermijn is verlopen en er staat nog geen geld op de rekening moet je niet afwachten en hopen dat het geld alsnog binnenkomt. Neem contact op met de klant eventueel per mail of telefoon en vraag of alles wel in goede orde is ontvangen of er misschien iets is mis gegaan beschuldig uw klant niet gelijk maar vraag ernaar. Maak daarna wel duidelijk dat het zo snel mogelijk voldaan dient te worden. Een directe maar respectvolle aanpak werkt vaak beter. Geef ze nog 7 dagen de tijd om het vooralsnog in orde te maken.
14. Maak er een zaak van
Na blijven proberen en contact opnemen met de klant nog steeds geen geld dan is het tijd voor de volgende stap. Het inschakelen van een incasso bureau, u heeft lang genoeg gewacht en genoeg kansen gegeven aan uw klant om te betalen. Des te langer u wacht met het inschakelen van een incassobureau voor uw openstaande vorderingen, des te kleiner wordt de kans dat u nog iets terug zult zien van het geld waar u recht op hebt.